Miles de documentos que ya cumplieron con su ciclo legal que se encuentran bajo el resguardo del archivo municipal serán destruidos luego de que se cumpla el protocolo oficial, con el fin de evitar que estén dispersos en la basura o puedan ser mal utilizados.
Gabriela Arce Cabañas, responsable del archivo municipal, indicó que los documentos que tendrán ese destino serán analizados previamente por parte de la Comisión de depuración para ver el ciclo vital documental, y el visto bueno al acervo que debe eliminarse.
Dijo que actualmente hay departamentos que cuentan con documentación que también deberá ser revisada y en cada caso archivarla o enviarla a destrucción.
Explicó que se seguirán los pasos legales para realizar la depuración del archivo y posterior destrucción de los documentos, donde participarán integrantes de la Comisión de Transparencia, quienes analizarán las características de los documentos, ya que algunos pueden ser elegibles para enviarlos al archivo histórico.
Agregó que una vez elegido el material que será destruido, se establece un convenio con alguna empresa recicladora donde se realice la destrucción adecuada, porque se trata de documentos que deben quedar totalmente inutilizados.
En el archivo que tendrá este destino se encuentran documentos que datan del año 1980 a 1999, lo que indica que ya concluyo su ciclo fiscal, que es de 6 años más uno de antigüedad, conforme al protocolo, se realiza el acta de baja, firmada por los integrantes de la Comisión de Depuración.
Gabriela Arce informó que los documentos además se sellan con leyendas de anulación de vigencia, se llevan de forma directa a una máquina de destrucción, donde permanecen testigos oculares para cumplir con lo que establece la ley.
“En el pasado, este tipo de documentos simplemente lo tiraban o rompían y se enviaba a la basura, pero esto ahora no está permitido”, apuntó.
Gabriela Arce Cabañas, coordinadora del archivo municipal.
