Más que una herramienta, el CFDI es una herramienta que mejora el control financiero y garantizar el cumplimiento normativo; no obstante, para quienes se enfrentan por primera vez a este sistema, el mar de información puede resultar demasiado confuso.
Si te gustaría pasar de ser un principiante a un experto del tema, entonces este artículo te será de ayuda. En él, desglosaremos de manera sencilla los aspectos más relevantes sobre la facturación electrónica. ¿Estás listo para aprender a dominarla?
Primeros acercamientos al CFDI
El Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) es un documento electrónico que hace válidas ante el SAT todas las transacciones comerciales, ya sean de ventas, servicios o cualquier otro tipo de ingreso o egreso.
No solo es obligatorio para cumplir con las normativas fiscales, sino que además proporciona mayor transparencia y control en las operaciones financieras: la emisión de un CFDI es garantía de que la transacción queda registrada y validada por las autoridades correspondientes.
Gracias a este sistema, es posible un mayor control sobre las deducciones de impuestos, la reducción de costos administrativos, así como una mejor supervisión de las finanzas empresariales.
Tipos de CFDI
- CFDI de ingresos: Es el más común de los CFDI y se utiliza cuando una empresa o persona física emite una factura por la venta de bienes o la prestación de servicios. Debe incluir detalles sobre el monto total de la transacción, impuestos aplicables y datos tanto del emisor como del receptor.
- CFDI de egresos: Se emplea para registrar devoluciones, descuentos o cancelaciones. Además, es indispensable cuando se necesita ajustar una operación ya registrada previamente para mantener la coherencia en los libros contables y fiscales.
- CFDI de nómina: Se emite para documentar los pagos a empleados por concepto de sueldos y salarios y garantizar el cumplimiento de las obligaciones patronales ante el SAT, ya que incluye datos sobre las percepciones y retenciones del trabajador.
- Complemento de pagos: Se usa cuando una transacción no se liquida en una sola exhibición, sino que se paga en parcialidades o de manera diferida. Su finalidad principal es reflejar los pagos que se van realizando para que el SAT monitoree el flujo financiero de cada operación.
La generación de un CFDI paso a paso
¡No te agobies! Quizás no te sientas del todo seguro la primera vez que lo realices, pero luego de familiarizarte, se convertirá en algo rutinario. Acompáñanos a conocer los pasos que te servirán para orientarte:
1. Obtén el Certificado de Sello Digital (CSD): Consíguelo a través del portal del SAT, utilizando tu e.firma o contraseña del RFC, lo necesitarás para firmar de manera digital tus facturas.
2. Elige un sistema administrativo y contable: Investiga sobre proveedores que te ofrezcan una plataforma autorizada por el SAT para emitir CFDIs y que simplifique el proceso, sin errores humanos de por medio.
3. Llena los datos obligatorios: Al generar el CFDI, deberás incluir información puntual, como:
- RFC del emisor y receptor.
- Nombre y razón social del receptor.
- Régimen fiscal del receptor y código postal de su domicilio.
- Detalles de la transacción, incluyendo el monto total, desglose de impuestos y los conceptos facturados.
4. Válida y timbra el CFDI: Tras finalizar con el paso anterior, el programa enviará el documento a un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) para validar la factura y timbrarla.
5. Descarga y envía la representación impresa: Finalmente, podrás descargar tanto el archivo XML, que es el formato legal del CFDI, como la representación impresa en PDF. Lo ideal es mandar ambos documentos al cliente para un cumplimiento completo.
¿Qué pasa con las diferentes versiones del CFDI?
El 1 de enero de 2023 entró en vigor la versión 4.0 del CFDI, y desde el 1 de abril de 2023, es la única versión válida. Dicha actualización trajo consigo una serie de cambios que no podemos dejar de mencionar.
Por ejemplo, la obligatoriedad de incluir el nombre, código postal y régimen fiscal del receptor, datos, que antes eran opcionales y que, además, ahora tienen que coincidir con los registrados ante el SAT. De no ser así, la factura no podrá ser validada ni timbrada, derivando en la imposibilidad de deducir gastos o acreditar impuestos.
Otra novedad es que la versión 4.0 introduce reglas de validación en el complemento de pagos y en la cancelación de facturas; es decir, para cancelar un CFDI, el emisor debe justificar el motivo de la cancelación y proporcionar el folio del comprobante que lo sustituirá, si aplica.
De igual modo, la versión ha implementado cambios con respecto a validación de impuestos con el objetivo de que el SAT reciba un mayor control sobre las transacciones.
Anotaciones finales
Por más intimidante que sea el mundo de la facturación electrónica, no permitas que eso te detenga en comprenderlo para que seas capaz de manejarla con confianza y las mejores prácticas.
Tampoco olvides seleccionar un software actualizado con las últimas novedades de las normativas fiscales y que te ofrezca múltiples beneficios para tu gestión financiera, lejos de sanciones indeseables. ¡Esperamos que esta nota te haya sido de ayuda!
